Cando comezas un negocio, é habitual xestionar os contactos, responder correos electrónicos, preparar orzamentos e facer seguimento dos posibles clientes como podes.
Ao principio, quizais abonde cunha axenda, unha folla de cálculo ou as notas do móbil. Pero, a medida que o proxecto medra, manter toda esa información organizada pode converterse nun reto.
É aquí onde entra en xogo o CRM, unha ferramenta que pode axudarche a organizar a información dos teus clientes, mellorar a comunicación e aproveitar mellor as oportunidades de negocio. E non, non é algo exclusivo das grandes empresas: tamén pode resultar moi útil se estás comezando a emprender, traballas pola túa conta ou tes un pequeno negocio.
Neste artigo explicámosche que é un CRM, cales son as súas principais vantaxes e como podes incorporalo ao teu día a día para xestionar mellor o teu emprendemento.
Que é un CRM?
CRM son as siglas de Customer Relationship Management, que se pode traducir como xestión das relacións cos clientes. Este termo fai referencia tanto á estratexia que utiliza un negocio para relacionarse coa súa clientela como ás ferramentas que permiten organizar e xestionar esas relacións.
Na práctica, un CRM é un sistema que che permite centralizar nun único lugar a información sobre os teus clientes, os contactos comerciais, as conversas que mantiveches con eles e as oportunidades de venda que tes abertas.
Por exemplo, imaxina que tes un pequeno negocio de deseño gráfico. Ao longo dunha semana, unha persoa contacta contigo a través da túa web, outra escríbete por Instagram e unha terceira pide un orzamento por correo electrónico. Se non rexistras esa información, é fácil esquecer a quen debes responder, que servizos lle interesaban ou cando tiñas previsto volver contactar.
Cun CRM podes gardar os datos de cada persoa, anotar as conversas, indicar en que punto se atopa cada posible venda e programar recordatorios para facer un seguimento.
Deste xeito, deixas de depender da memoria e tes unha visión máis clara das relacións comerciais do teu negocio.
Para que serve un CRM nun emprendemento?
Un CRM pode cumprir distintas funcións segundo as características do teu proxecto e a ferramenta que utilices. Estas son algunhas das máis habituais.
1. Centralizar a información dos teus clientes
Un dos principais beneficios dun CRM é que permite reunir nun mesmo lugar os datos relevantes dos teus contactos: nome, empresa, teléfono, correo electrónico, servizos que lles interesan, necesidades detectadas e historial de comunicacións.
Así, cando necesitas retomar unha conversa ou preparar unha proposta, non tes que buscar información en diferentes correos, documentos ou aplicacións.
Ademais, se traballas cun equipo, compartir unha base de datos organizada facilita que todas as persoas teñan acceso á información necesaria, segundo os permisos establecidos.
2. Facer un mellor seguimento das oportunidades de negocio
Non todas as persoas que contactan contigo están preparadas para contratar os teus servizos nese momento. Algunhas precisan máis información, outras están comparando opcións e outras poden necesitar a túa axuda dentro duns meses.
Un CRM axúdache a identificar en que punto se atopa cada oportunidade comercial e cal é o seguinte paso que debes dar.
Podes, por exemplo, clasificar os contactos en diferentes fases:
- Novo contacto: alguén mostrou interese nos teus servizos.
- Primeira conversa: xa coñeces as súas necesidades.
- Proposta enviada: remitiches un orzamento ou unha oferta.
- En negociación: estades valorando as condicións.
- Cliente conseguido: confirmou a contratación.
- Seguimento posterior: queres manter o contacto para futuras oportunidades.
Esta organización permite visualizar mellor o traballo comercial pendente e reducir o risco de esquecer posibles clientes.
3. Aforrar tempo e organizar mellor a xornada
Se dedicas parte do teu día a buscar contactos, revisar correos antigos ou lembrar a quen tes que chamar, probablemente esteas investindo tempo en tarefas que poderías simplificar.
Moitos CRM permiten crear tarefas, establecer datas límite, programar recordatorios e automatizar accións sinxelas. Dependendo da ferramenta, tamén poden integrarse co correo electrónico, o calendario ou outros programas que xa utilizas.
Por exemplo, podes crear un recordatorio para contactar cunha persoa tres días despois de enviarlle un orzamento. Así, esa tarefa queda rexistrada e podes incluíla na planificación da túa xornada.
4. Mellorar a relación coa clientela
Unha boa relación cos clientes non consiste unicamente en conseguir unha venda. Tamén implica coñecer as súas necesidades, ofrecer unha atención adecuada e manter unha comunicación coherente ao longo do tempo.
Grazas á información rexistrada no CRM, podes lembrar que servizos contratou unha persoa, que necesidades comentou ou que cuestións quedaron pendentes nunha conversa anterior.
Isto facilita ofrecer unha atención máis personalizada e detectar posibles necesidades futuras.
5. Ter unha visión máis clara do teu negocio
A medida que acumulas información, un CRM tamén pode axudarche a identificar tendencias e avaliar os resultados da túa actividade comercial.
Segundo as funcións dispoñibles, poderás consultar cantos contactos recibes, cantos orzamentos envías, que oportunidades se converten en clientes ou de que canles proceden as consultas.
Estes datos poden axudarche a responder preguntas importantes: están chegando suficientes oportunidades de negocio? Que servizos xeran máis interese? En que fase perdes máis posibles clientes?
Dispoñer desta información facilita tomar decisións baseadas en datos, en lugar de depender unicamente das impresións.
Como pode axudarche un CRM segundo o teu tipo de negocio?
Non necesitas ter unha gran empresa nin un departamento comercial para beneficiarte dun CRM. A súa utilidade depende, sobre todo, da maneira en que te relacionas cos teus clientes. Vexamos algúns exemplos:
- Se es freelance: podes rexistrar as solicitudes de información, controlar os orzamentos enviados e facer seguimento das propostas pendentes.
- Se tes unha pequena empresa: podes centralizar os datos dos clientes, organizar as oportunidades comerciais e coordinar as tarefas do equipo.
- Se ofreces servizos profesionais: podes manter un historial das conversas, lembrar os acordos alcanzados e planificar os seguintes contactos.
- Se estás empezando a emprender: podes construír unha base de contactos organizada desde o principio e establecer hábitos de xestión que che resulten útiles cando o proxecto medre.
En todos estes casos, a clave está en adaptar a ferramenta ás necesidades reais do negocio, non en utilizar todas as funcións que ofrece.
Como escoller o CRM axeitado para o teu emprendemento?
Existen moitas ferramentas CRM no mercado, con diferentes funcións, prezos e niveis de complexidade. Antes de escoller unha, convén analizar que necesitas e canto tempo podes dedicar á súa xestión. Estas son algunhas cuestións que deberías ter en conta:
– Define as túas necesidades
Comeza identificando os principais problemas que queres resolver. Necesitas organizar contactos? Facer seguimento dos orzamentos? Mellorar a comunicación coa clientela? Automatizar tarefas repetitivas?
Ter claras estas necesidades axudarache a evitar ferramentas demasiado complexas ou con funcións que non vas utilizar.
– Valora a facilidade de uso
Un CRM debería simplificar o teu traballo, non complicalo. Escolle unha opción que poidas aprender a utilizar sen investir demasiado tempo e que encaixe coa túa forma de traballar.
Se traballas pola túa conta, quizais che abonde cun sistema sinxelo para xestionar contactos e oportunidades comerciais.
– Revisa o prezo e as condicións
Hai ferramentas con plans gratuítos ou versións básicas, mentres que outras requiren unha subscrición. Compara as funcións incluídas, os límites de uso e o custo de ampliar o servizo se o teu negocio medra.
– Comproba as integracións e a protección dos datos
Se xa utilizas un calendario, un correo electrónico ou outras ferramentas de traballo, comproba se o CRM pode integrarse con elas.
Tamén é importante revisar como se almacenan e protexen os datos, quen pode acceder á información e que medidas debes adoptar para cumprir a normativa de protección de datos. Se rexistras información persoal de clientes ou posibles clientes, debes xestionala cunha base legal adecuada e respectando os seus dereitos.
Como empezar a utilizar un CRM paso a paso
Incorporar un CRM ao teu negocio non ten por que ser complicado. Para comezar, podes seguir estes pasos:
1. Reúne os contactos que xa tes. Identifica onde gardas actualmente a información: correo electrónico, axenda, follas de cálculo ou outros documentos. Selecciona os datos necesarios e evita importar información duplicada ou desactualizada.
2. Organiza os contactos por categorías. Podes clasificalos segundo o tipo de cliente, o servizo que lles interesa ou a fase na que se atopa a relación comercial.
3. Define as fases do teu proceso comercial. Establece que pasos adoita seguir unha persoa desde que contacta contigo ata que contrata os teus servizos. Non necesitas un proceso complexo: abonda con identificar as etapas que realmente utilizas.
4. Rexistra as tarefas pendentes. Anota cando debes responder, enviar un orzamento ou retomar unha conversa. Asegúrate de que cada oportunidade importante teña un seguinte paso definido.
5. Revisa a información con regularidade. Dedica uns minutos á semana a actualizar os contactos, comprobar as tarefas pendentes e analizar como evolucionan as oportunidades comerciais.
Erros que debes evitar ao utilizar un CRM
Aínda que un CRM pode facilitar moito a xestión comercial, hai algúns erros habituais que poden reducir a súa utilidade.
- Querer rexistralo todo desde o primeiro día. Comeza coa información imprescindible e engade campos só cando teñan unha utilidade clara.
- Non actualizar os datos. Unha base de contactos desactualizada dificulta o seguimento e pode provocar erros na comunicación.
- Non rexistrar as interaccións importantes. Se non anotas os acordos, as conversas relevantes ou os seguintes pasos, perderás parte do valor da ferramenta.
- Escoller unha solución demasiado complexa. O sistema debe adaptarse ao teu negocio e aos teus recursos.
- Pensar que o CRM fará todo por ti. A ferramenta axuda a organizar e automatizar tarefas, pero a relación cos clientes, a toma de decisións e o seguimento continúan dependendo de ti.
Lembra que o valor dun CRM non está na cantidade de información que almacenas, senón en como a utilizas para traballar mellor e ofrecer unha atención máis coidada.
Un CRM pode axudarche a facer medrar o teu negocio
Contar con sistemas que che permitan organizar mellor o traballo pode marcar a diferenza, especialmente cando comezan a aumentar os contactos e as oportunidades comerciais.
Un CRM axúdache a centralizar información, facer seguimento dos posibles clientes, mellorar a comunicación e comprender mellor a evolución do teu negocio. Non obstante, non precisas implantar unha ferramenta complexa nin realizar un gran investimento para empezar: o importante é identificar as túas necesidades e escoller unha solución que poidas manter no tempo.
No Coworking de Miño apostamos pola formación, a dixitalización e o acceso a recursos que axuden ás persoas emprendedoras a desenvolver os seus proxectos. Porque, ademais de ter unha boa idea de negocio, contar con ferramentas e hábitos de traballo adecuados pode axudarche a avanzar con máis organización e confianza.
Se estás emprendendo ou tes un pequeno negocio, este pode ser un bo momento para revisar como xestionas os teus contactos e descubrir se un CRM pode axudarche a dar o seguinte paso.
